医療・介護の記録業務をAIで効率化する — ケアの時間を守るための現実的な進め方

医療・介護の現場で、職員の時間を多く使っているのが記録業務です。AIを入れれば楽になると期待されがちですが、ツールを入れるだけでは現場に定着しません。この記事では、音声入力や自動要約を記録業務に組み込み、ケアの時間を守るために確認したい項目を整理します。

まず決めること：AIに任せるのは「判断」ではなく「材料の整理」

看護記録、介護日誌、経過報告、ケアプランの作成など、記録に使う時間がケアの時間や職員のゆとりを削っている現場は少なくありません。生成AIは、こうした言葉を扱う業務と相性のよい技術です。ただし、専門用語や個人情報の管理、現場の忙しさを考えずに入れても定着しません。

最初に決めておきたいのは、AIに任せる範囲です。AIが得意なのは、ゼロから文章を書くことよりも、ある情報を別の形に整えることです。判断の責任は専門職に残し、判断のための材料の整理をAIに任せると位置づけると、現場の不安も小さくなります。

チェックリスト1：負担の大きい記録業務を一つに絞っているか

• 文章量が多く、職員が負担を感じている記録を一つ選んでいるか
• 既存の業務の流れを大きく変えずに、AIを付け加える形で始められるか
• 試す期間と、AIの文章のクセや修正の手間を振り返る場を決めているか

大きなシステム改修を伴う導入は時間がかかります。退院時サマリーの下書きや長期目標の文案など、負担の大きい業務を一つ選び、次の順で進めます。

1. 記録の中から、文章量が多く負担を感じている業務を一つ選ぶ
2. スマートフォンなどの音声入力でメモを取る習慣をつくり、AIがそれを箇条書きに整える
3. 1ヶ月程度運用し、AIの文章のクセや修正に手間取る点を洗い出して、指示文（プロンプト）を調整する

チェックリスト2：音声入力と下書きの流れが、現場の動きに合っているか

• 話した内容を、主訴・バイタル・処置などの項目別に整える仕組みがあるか
• 長い経過記録から、次のシフトに伝えるべき変化や注意点を抜き出せるか
• 施設で使う用語や略語を、辞書や指示文で登録しているか

これまでは、現場でメモを取り、事務室に戻って記憶をたどりながら正式な記録に書き直す二度手間がありました。たとえばバイタル測定中に「血圧130の80、顔色は良好、少し食欲がない」と話せば、それが日誌の形式に整えられます。申し送りの要約や、報告書の丁寧な文章表現もAIに下書きさせられます。

チェックリスト3：個人情報の扱いを先に決めているか

• 入力したデータがAIの学習に使われない法人向けのサービスを選んでいるか
• 名前や住所などを伏せ字やID番号に置き換えて扱う運用があるか
• AIを使ってよい範囲、入力してはいけない情報、最終確認の責任者を文書にしているか

患者や利用者のとても機微な情報を扱うため、一般向けの無料のAIツールをそのまま業務に使うことは避けます。現場には「AIに情報を入れるのが怖い」という不安があるため、IT担当者だけでなく現場のリーダーも交えて、データがどこで処理されるかを説明します。

セキュリティは「守り」ではなく、現場が安心してAIを使うための「基盤」です。

チェックリスト4：現場が使い続けられる工夫があるか

• ITに抵抗が少ない少人数のチームから、先行して使い始めるか
• 「AIは間違えることがある」という前提を、職員と共有しているか
• 録音ボタンを押すだけなど、操作を少なくする工夫があるか

新しい仕組みには「今のままで十分」「覚えるのが大変」という声が上がりがちです。最初は会議の議事録など、ケアに直結せず失敗のリスクが低い業務から試すと、「便利だ」という実感が生まれやすくなります。小さな成功を全体で共有し、職員が自分たちで仕組みを育てている感覚を持てるようにします。

チェックリスト5：AIの下書きを、人が最終確認する流れになっているか

• AIの出力を、必ず下書きとして扱っているか
• 内容を確認して承認する人と、修正の手順が決まっているか
• 誤りが見つかったとき、指示文を見直す流れがあるか

AIがもっともらしいケアプランを書いても、それが利用者の願いや医学的な根拠に照らして正しいかを判断できるのは専門職です。たとえば記録をまとめたAIが夜間の離床が増えていると示し、職員がカンファレンスで対策を話し合うと決める、という分担を崩さないことが安全な運用の基本です。

MGCのAIソリューションの場合

MGCでは、AIソリューションとして、業務へのAIの組み込みをPoC（小さく試して効果を確かめる段階）から進めています。PoCは100〜300万円が目安で、本番導入は要件に応じて個別にお見積もりします。

期間はパイロット運用2〜4週間・本番運用1〜3ヶ月が目安で、対象にする範囲によって変わります。初回相談・お見積もりまでは無料で、専門チームが一貫して担当します。

• AIソリューション：業務へのAIの組み込みを、PoCから本番運用まで進める支援
• AI活用リスキリング研修：ITに詳しくない職員がAIの使い方と業務への組み込み方を学ぶ研修

まとめ

記録業務にAIを使うときは、まずAIに任せるのは判断ではなく材料の整理だと決めます。そのうえで、業務を一つに絞ること、音声入力と下書きの流れ、個人情報の扱い、使い続けられる工夫、人による最終確認の5つを確認してください。記録の時間を減らし、その分をケアに回しやすくなります。

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